Adithya Galih Purnomo
10513212
3PA11
Manajemen komunikasi
Disusun oleh ;
Adithya Galih Purnomo
(10513212)
3PA11
Pengertian
Manajemen Komunikasi terdiri dari dua kata
yaitu Manajemen yang berarti ilmu atau
seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain dalam prosesnya yaiu membuat
perencanaan, pengorganisisasian, pengendalian serta memimpin berbagai usaha
dalam mencapai tujuan. sedangkan komunikasi adalah suatu proses dimana seseorang
atau kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan, dan menggunakan
informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain. karena itu manajemen
komunikasi merupakan perpaduan konsep komunikasi dan manajemen yang
diaplikasikan dalam berbagai setting komunikasi.
Pada pengertiannya manajemen komunikasi
adalah proses timbal balik (resiprokal) pertukaran sinyal untuk memberi
informasi, membujuk atau memberi perintah, berdasarkan makna yangsama dan
dikondisikan oleh konteks hubungan para para komunikator dan kontekssosialnya
(Cutlip, 2007).
Manajemen komunikasi termasuk subdisiplin
ilmu dari manajemen, menurut Kaye (1994), kelahiran subdisiplin manajemen
komunikasi tidak terlepas dari adanya tuntutan untuk lebih membumikan ilmu
komunikasi di tataran dunia nyata. Manajemen komunikasi lahir karena adanya
tuntutan umtuk menjembatani antara teoritisi komunikasi dengan praktisi
komunikasi. Para teoritisi menghadapai keterbatasan dalam mengaplikasikan
pengetahuan yang dimilkinya. Sementara para praktisi komunikasi mengalami
keterbatasan pada rujukan teoritis atau ilmu komunikasi.
a. Pengertian Manajemen Menurut Para Ahli
a. Pengertian Manajemen Menurut Para Ahli
- Michael kaye (1994), Communication management is how people manage their communication processes through construing meanings about their relationships with others in various setting. They are managing their communication and actions in a large of relationship – some personal some professional. Bagaimana orang-orang mengelola proses komunikasi dalam hubungannya dengan orang lain dalam setting atau konteks komunikasi.
- Menurut Parag Diwan (1999), Manajemen komunikasi adalah proses penggunaan berbagai sumber daya komunikasi secara terpadu melalui proses perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengontrolan unsur-unsur komunikasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
- Menurut Antar Venus, Manajemen komunikasi adalah proses pengelolaan sumber daya komunikasi yang ditujukan untuk meningkatkan kualitas dan efektivitas pertukaran pesan yang terjadi dalam berbagai konteks komunikasi. Konteks komunikasi yang dimaksud disini berarti tataran komunikasi individual, interpersonal, organisasional, governmental, sosial, atau bahkan internasional.
Manajemen komunikasi sangat identik dengan
interaksi sosial. Ada kalanya kita harus mampu untuk memposisikan diri dengan
tepat dalam situasi tertentu, kita juga harus mampu menghadapi dan menjalin
kerjasama dengan orang lain tanpa mencampurnya dengan urusan pribadi. Ini
merupakan sebagian alasan diperlukannya sikap professional dalam diri anda
masing-masing. Manajemen komunikasi berada di dalam dan diantara sistem sosial.
Manajemen komunikasi meliputi P4I (Penerimaan, Pengolahan, Penyimpanan, dan
Penyampaian Informasi) dalam sub-sub sistem soaial, diantaranya adalah
individu, kelompok, organisasi, massa, dan masyarakat. Konsep manajemen dalam
perspektif ilmu komunikasi pada hakikatnya dipahami sebagai proses memengaruhi
orang lain. Selain itu, konsep dari manajemen komunikasi juga memberi saran
kepada kita bahwa kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik bukan hanya sebagai
hal yang sudah melekat dalam diri kita saja, melainkan sebagai suatu hal yang
dapat kita pelajari dan kita kembangkan.
Sebagai
contohnya, kita dapat meningkatkan kemampuan kita dalam berkomunikasi agar
dapat menjadi seorang komunikator yang memiliki kredibilitas. Disinilah letak
kegunaan mempelajari manajemen komunikasi, yaitu agar kita dapat lebih mengerti
bagaimana seharusnya berkomunikasi dengan orang lain, sehingga komunikasi yang
terjadi merupakan komunikasi yang efektif.
Komunikasi dalam Manajemen
Komunikasi dalam manajemen diibaratkan sebagai “minyak pelumas” bahkan GR. Terry mengatakan bahwa management is communications. Dari pendapat tersebut terlihat betapa pentingnya peran komunikasi dalam kegiatan manajemen.
GR. Terry mengemukakan bahwa dalam suatu kegiatan manajemen terdapat lima bentuk komunikasi, antara lain:
- Komunikasi formal. Biasanya terjadi dalam jalus komunikasi formal, memiliki wewenang dan tanggung jawab yaitu melalui instruksi-instruksi bentuk lisan dan tulisan sesuai dengan prosedur secara fungsional yang berlaku dari arus atasan ke bawahan atau sebaliknya.
- Komunikasi non-formal, yaitu di luar komunikasi formal, terjadi secara spontan. Misalnya Sumbang saran yang berkaitan dengan tugas, kewajiban. Efektif digunakan dalam perusahaan yang bersifat padat karya dengan jumlah pekerja cukup banyak, dan tidak terlalu teknis.
- Komunikasi informal. Seperti halnya komunikasi non formal namun lebih menekankan pada aspek human relations-nya. Atau dengan kata lain digunakan dalam permasalahan di luar pekerjaan secara langsung.
- Komunikasi teknis. Biasanya hanya dilakukan dan dimengerti oleh orang-orang tertentu saja yang berkaitan dengan kegiatan tersebut.
- Komunikasi prosedural. Biasanya dekat dengan komunikasi formal, diwujudkan misalnya dalam bentuk pemberian laporan tahuan/bulanan, instruksi tertulis, memo dan lain-lain
Dimensi
komunikasi
Dimensi komunikasi berarti suatu ukuran yang
berkaitan dengan komunikasi. Terdapat 4 dimensi komunikasi dalam komunikasi
internal suatu kelompok manusia (organisasi), yaitu:
- Downward communicationYaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah: a) Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction) b) Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale) c) Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices) d) Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.
- Upward communicationYaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan
(subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari
bawah ke atas ini adalah: a) Penyampaian informai tentang pekerjaan
pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan b) Penyampaian informasi
tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat
diselesaikan oleh bawahan c) Penyampaian saran-saran perbaikan dari
bawahan d) Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun
pekerjaannya.
Komunikasi ke atas menjadi terlalu rumit dan menyita waktu dan mungkin hanya segelintir kecil manajer organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh informasi dari bawah. Sharma (1979) mengemukakan 4 alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat amat sulit: 1. Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka 2. Perasaan bahwa atasan mereka tidak tertarik kepada masalah yang dialami pegawai 3. Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai 4. Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai.
- Horizontal communicationYaitu komunikasi yang berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah: a) Memperbaiki koordinasi tugas b) Upaya pemecahan masalah c) Saling berbagi informasi d) Upaya pemecahan konflik e) Membina hubungan melalui kegiatan bersama.
- Interline communicationYaitu tindak komunikasi untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional. Spesialis staf biasanya paling aktif dalam komunikasi lintas-saluran ini karena biasanya tanggung jawab mereka berhubungan dengan jabatan fungsional. Karena terdapat banyak komunikasi lintas-saluran yang dilakukan spesialis staf dan orang-orang lainnya yang perlu berhubungan dalam rantai-rantai perintah lain, diperlukan kebijakan organisasi untuk membimbing komunikasi lintas-saluran.
Faktor yang mempengaruhi :
Menurut
Sofyandi (2005:130) secara singkat, beberapa macam jenis komunikasi yang
dimaksud adalah sebagai berikut:
1.
Lingkup Organisasi
Menurut lingkupnya dalam organisasi,
komunikasi dapat dibedakan antara komunikasi intern dan komunikasi ekstern.
•
Komunikasi intern adalah komunikasi yang terjadi antara
orang-orang atau bagian-bagian yang ada atau berlangsung di dalam sebuah
organisasi.
•
Komunikasi ekstern adalah komunikasi yang terjadi atau berlangsung
antara suatu organisasi dengan pihak luar atau dengan bagian-bagian organisasi.
2.
Arah
Dari sudut arahnya, komunikasi dapat
dibedakan antara komunikasi se arah dan komunikasi dua arah.
•
Komunikasi se arah adalah komunikasi yang ditandai oleh adanya
satu pihak yang aktif, yaitu penyampaian informasi, sedangkan pihak lain
bersifat pasif dan menerima.
•
Komunikasi
dua arah adalah komunikasi yang ditandai oleh peran aktif kedua pihak yang
sama-sama sebagai pemberi dan penerima informasi.
3.
Tingkatan Organisasi
Berdasarkan tingkatan organisasi, komunikasi
dapat dibedakan menjadi komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal.
•
Komunikasi
vertikal adalah komunikasi yang berlangsung antara bawahan dengan atasan di
dalam hirarki organisasi
•
Komunikasi
horizontal adalah komunikasi yang berlangsung diantara para pejabat yang
sederajat.
4.
Sifat Formal dan Informal
Dari segi sifatnya, komunikasi dalam
organisasi dapat berupa komunikasi formal dan informal.
•
Komunikasi
formal adalah komunikasi yang melalui jalur atau saluran organisasi dan
berkenaan dengan urusan-urusan organisasi yang
resmi.
resmi.
•
Komunikasi
informal adalah komunikasi yang berlangsung tidak melalui saluran organisasi
yang resmi atau menyangkut urusan-urusan di luar organisasi.
5.
Media
Dari segi media atau alat yang digunakan
untuk mentransfer pesan, dikenal dengan adanya komunikasi visual, audial,
audio-visual.
•
Komunikasi
visual adalah komunikasi yang menggunakan alat tertentu untuk mengirim pesan
yang dapat ditangkap oleh indera penglihatan (mata).
•
Komunikasi
audial adalah komunikasi yang menggunakan alat tertentu yang dapat ditangkap
oleh indera pendengaran (telinga).
•
Komunikasi
audio-visual adalah komunikasi yang menggunakan alat tertentu yang pesannya
ditangkap oleh penglihatan dan pendengaran secara bersamaan.
6.
Cara Penyampaiannya
Dari segi cara menyampaikan pesan dapat
dibedakan antara komunikasi verbal dan nonverbal.
•
Komunikasi
verbal adalah komunikasi yang pesan-pesannya disampaikan dengan menggunakan
kata-kata yang dimengerti oleh kebanyakan orang, baik melalui media tulis
maupun lisan.
•
Komunikasi
non-verbal disebut juga dengan komunikasi tanpa kata, adalah komunikasi yang
pesan-pesannya disampaikan melalui simbol-simbol, isyarat, atau perilaku
tertentu yang bukan dengan kata-kata.
1. Menurut
Pace dan Faules (1998:497) variabel yang diukur oleh profil komunikasi
organisasi didefinisikan sebagai berikut:
2. Iklim
komunikasi
4. Kualitas media
5. Aksesibilitas informasi
6. Penyebaran informasi
7. Beban informasi
8. Ketepatan pesan
9. Budaya Organisasi
Faktor-Faktor yang
Mempengaruhi Komunikasi
Menurut
Mangkunegara (2004:148) ada dua tinjauan faktor yang
Mempengaruhi
komunikasi, yaitu faktor dari pihak
sender atau disebut pula komunikator, dan faktor dari pihak receiver atau
komunikan.
a. Faktor dari pihak sender atau komunikator,
yaitu keterampilan, sikap, pengetahuan sender, media saluran yang digunakan.
1) Keterampilan Sender
Sender sebagai pengirim informasi, ide,
berita, pesan perlu menguasai cara-cara penyampaian pikiran baik secara tertulis
maupun lisan.
2) Sikap Sender
Sikap sender sangat berpengaruh pada
receiver. Sender yang bersikap angkuh terhadap receiver dapat mengakibatkan
informasi atau pesan yang diberikan menjadi ditolak oleh receiver. Begitu pula
sikap sender yang ragu-ragu dapat mengakibatkan receiver menjadi tidak percaya
terhadap informasi atau pesan yang disampaikan. Maka dari itu, sender harus
bersikap meyakinkan receiver terhadap pesan yang diberikan kepadanya.
3) Pengetahuan Sender
Sender
yang mempunyai pengetahuan luas dan menguasai materi yang disampaikan akan
dapat menginformasikan kepada receiver sejelas mungkin.
Dengan
demikian, receiver akan lebih mudah mengerti pesan yang disampaikan oleh
sender.
4) Media Saluran yang Digunakan oleh Sender
Media
atau saluran komunikasi sangat membantu dalam penyampaian ide, informasi atau
pesan kepada receiver. Sender perlu menggunakan media saluran komunikasi yang
sesuai dan menarik perhatian receiver.
b. Faktor dari pihak receiver, yaitu
keterampilan receiver, sikap receiver, pengetahuan receiver, dan media saluran
komunikasi.
1) Keterampilan Receiver
Keterampilan
receiver dalam mendengar dan membaca pesan sangat penting Pesan yang diberikan
oleh sender akan dapat dimengerti dengan baik, jika receiver mempunyai
keterampilan mendengar dan membaca.
2) Sikap receiver
Sikap
receiver terhadap sender sangat mempengaruhi efektif tidaknya komunikasi.
Misalnya, receiver bersikap apriori, meremehkan, berprasangka buruk terhadap
sender, maka komunikasi menjadi tidak efektif, dan pesan menjadi tidak berarti
bagi receiver. Maka dari itu receiver haruslah bersikap positif terhadap
sender, sekalipun pendidikan sender lebih rendah dibandingkan dengannya.
3) Pengetahuan Receiver
Pengetahuan
receiver sangat berpengaruh pula dalam komunikasi. Receiver yang mempunyai
pengetahuan yang luas akan lebih mudah dalam menginterpretasikan ide atau pesan
yang diterimanya dari sender. Jika pengetahuan receiver kurang luas sangat
memungkinkan pesan yang diterimanya menjadi kurang dapat mengerti oleh
receiver.
4) Media saluran komunikasi
Media
saluran komunikasi yang digunakan sangat berpengaruh dalam penerimaan ide atau
pesan. Media saluran komunikasi berupa alat indera yang ada pada receiver
sangat menentukan apakah pesan dapat diterima atau tidak untuknya. Jika
alat indera receiver terganggu maka pesan yang diberikan oleh sender dapat
menjadi kurang jelas bagi receiver.
3 Jenis Komunikasi Formal
Dalam Organisasi
Menurut
Gibson et al. (1997) terdapat tiga jenis komunikasi
formal dalam organisasi, yaitu : komunikasi horizontal, komunikasi diagonal, dan
komunikasi vertikal.
1. Komunikasi horizontal (komunikasi lateral/menyamping)
1. Komunikasi horizontal (komunikasi lateral/menyamping)
Komunikasi horizontal
merupakan bentuk komunikasi secara mendatar dimana terjadi pertukaran pesan
secara menyamping dan dilakukan oleh dua pihak yang mempunyai kedudukan sama,
posisi sama, jabatan se-level, maupun eselon yang sama dalam suatu organisasi.
Menurut Daft (2003), komunikasi bentuk ini selain berguna untuk
menginformasikan juga untuk meminta dukungan dan mengkoordinasikan aktivitas.
Komunikasi horizontal diperlukan untuk menghemat waktu dan memudahkan
koordinasi sehingga mempercepat tindakan (Robbins, 2001). Kemudahan koordinasi
ini menurut Liaw (2006) disebabkan adanya tingkat, latar belakang pengetahuan
dan pengalaman yang relatif sama antara pihak-pihak yang berkomunikasi, serta
adanya struktur formal yang tidak ketat.
2. Komunikasi diagonal (komunikasi silang)
2. Komunikasi diagonal (komunikasi silang)
Komunikasi diagonal merupakan komunikasi yang berlangsung dari satu pihak kepada pihak lain dalam posisi yang berbeda, dimana kedua pihak tidak berada pada jalur struktur yang sama. Komunikasi diagonal digunakan oleh dua pihak yang mempunyai level berbeda tetapi tidak mempunyai wewenang langsung kepada pihak lain. Koontz et al. (1989) mengatakan bahwa komunikasi silang ini tidak mengikuti hirarki organisasi tetapi memotong garis komando. Komunikasi ini merupakan saluran komunikasi yang jarang digunakan dalam organisasi, namun penting dalam situasi dimana anggota tidak dapat berkomunikasi secara efektif melalui saluran lain. Penggunaan komunikasi ini selain untuk menanggapi kebutuhan dinamika lingkungan organisasi yang rumit, juga mempersingkat waktu dan memperkecil upaya yang dilakukan organisasi (Gibson et al., 1997).
3. Komunikasi vertikal
Komunikasi vertikal adalah
komunikasi yang terjadi antara atasan dan bawahan dalam organisasi. Robbins
(2001) menjelaskan bahwa komunikasi vertikal adalah komunikasi yang mengalir
dari satu tingkat dalam suatu organisasi/kelompok ke suatu tingkat yang lebih
tinggi atau tingkat yang lebih rendah secara timbal balik. Dalam lingkungan
organisasi atau kelompok kerja, komunikasi antara atasan dan bawahan menjadi
kunci penting kelangsungan hidup suatu organisasi. Bahkan menurut Stoner dan
Freeman (1994), dua per tiga dari komunikasi yang dilakukan dalam organisasi
antara atasan dan bawahan berlangsung secara vertikal, sehingga peran
komunikasi vertikal sangat urgen dalam organisasi
Proses Komunikasi
Sebagai
suatu proses, komunikasi mempunyai persamaan dengan bagaimana seseorang
mengekspresikan perasaan, hal-hal yang berlawanan (kontradiktif), yang sama
(selaras, serasi), menulis, mendengarkan, dan pertukaran. Menurut Courtland L. Bovee
dan John V.Thill ada lima tahapan dalam proses komunikasi, antara lain:
1). Pengirim mempunyai suatu ide atau
gagasan.
2). Ide yang disampaikan diubah menjadi suatu pesan.
3). Pemindahan pesan.
4). Penerima menerima suatu pesan.
5). Penerima memberi tanggapan dan mengirim kembali
sebagai
umpan balik ke pengirim.
Tahap Pertama : Pengirim
Mempunyai Suatu Ide
Ide dapat diperoleh dari berbagai sumber yang terbentang
luas dihadapan kita. Dunia ini penuh dengan berbagai macam informasi baik yang
dapat di lihat, didengar, dicium maupun hal-hal yang dapat diraba. Ide-ide yang
ada dalam benak pikiran kita, kemudian disaring dan disusun kedalam suatu map
mental yang ada dalam jaringan otak kita yang menggambarkan persepsi kita terhadap
kenyataan. Sebagaimana Anda memandang dunia, pikiran Anda akan menyerap
pengalaman-penglaman Anda dengan suatu cara yang unik dan personal (pribadi).
Tahap Kedua : Mengubah Ide
Menjadi Suatu Pesan
Dalam suatu proses komunikasi, tidak semua ide-ide dapat
diterima, maupun dimengerti dengan sempurna. Ide yang ada dalam benak pikiran
Anda, kemudian diubah kedalam bentuk kata-kata, yang selanjutnya dipindahkan
kepada orang lain.
Dalam penyampaian suatu pesan, perlu diperhatikan
beberapa hal, antara lain: subjek (apa yang ingin disampaikan), maksud
(tujuan), audience, gaya personal, dan latar belakang budaya. Sebagai suatu
contoh yang sederhana, pada umumnya orang timur memiliki kecenderungan untuk
menyampaikan suatu pesan dengan menggunakan bahasa tak langsung ataupun bahasa
penghalus. Untuk menyatakan sikap menolak saja, seseorang terlebih dahulu harus
menggunakan kalimat-kalimat pembuka yang bersifat netral dan selanjutnya baru
pernyataan sikap menolak itu disampaikan.
Tahap Ketiga : Pemindahan
Pesan
Setelah pengubahan ide-ide kedalam suatu pesan, maka
tahap berikutnya adalah memindahkan atau menyampaikan pesan melalui berbagai
saluran yang ada kepada si penerima pesan. Didalam menyampaikan suatu pesan,
adakalanya saluran komunikasi yang digunakan relatif pendek, namun ada juga
yang melalui saluran komunikasi yang cukup panjang. Panjang-pendeknya saluran
komunikasi yang digunakan akan berpengaruh terhadap efektifitas penyampaian
pesan. Untuk menyampaikan pesan-pesan yang panjang dan kompleks secara lisan
dengan menggunakan saluran komunikasi yang panjang, maka pesan-pesan yang Anda
sampaikan bisa jadi berkurang atau bahkan bertentangan dengan pesan aslinya.
Oleh karena itu, perlu diperhatikan mengenai jenis atau sifat pesan yang akan
disampaikan.
Tahap Keempat: Penerima
Menerima Suatu Pesan
Komunikasi antara seseorang dengan orang lain akan
terjadi, bila pengirim mengirimkan suatu pesan dan penerima menerima suatu
pesan. Jika seseorang mengirim sepucuk surat, maka penerima surat harus
membacanya terlebih dahulu sebelum dia dapat memahami isi surat tersebut.
Jika seseorang menyampaikan pidato dihadapan umum, para
pendengar sebagai audience harus dapat mendengar apa yang dia katakan, dan
mereka juga harus memusatkan perhatian terhadap pesan-pesan yang ia sampaikan.
Jadi, suatu pesan yang disampaikan harus dapat dimengerti dan tersimpan didalam
pikiran si penerima pesan. Lagi pula, suatu pesan akan dapat ditafsirkan secara
benar bila penerima pesan dapat memahami sesuatu sebagaimana yang dimaksud oleh
pemberi pesan dengan cara yang dikehendaki.
Tahap Kelima : Penerima
Memberi Tanggapan dan Umpanbalik ke Pengirim
Umpan balik (feedback)
adalah penghubung akhir dalam suatu mata rantai komunikasi. Ia merupakan
tanggapan penerima pesan yang memberikan kesempatan bagi pengirim untuk menilai
efektifitas suatu pesan.
Setelah menerima pesan, penerima akan memberi tanggapan
dengan suatu cara tertentu dan memberi sinyal terhadap pengirim pesan. Sinyal
yang diberikan oleh penerima pesan dapat saja berbentuk suatu senyuman, memberi
komentar sekilas (singkat), anggukan sebagai pembenaran, atau memberi pesan
secara tertulis.
Umpan balik memegang peranan penting dalam proses
komunikasi, karena ia memberi kemungkinan bagi pengirim untuk menilai
efektifitas suatu pesan. Disamping itu, adanya umpan balik akan dapat
menunjukkan adanya faktor-faktor
penghambat komunikasi, misalnya perbedaan latar belakang, perbedaan penafsiran
kata-kata, dan perbedaan reaksi secara emosional.
.
Hambatan-hambatan komunikasi dalam organisasi
Berikut ini hambatan-hambatan komunikasi
dalam organisasi :
1. Gangguan
Ada dua jenis gangguan terhadap jalannya
komunikasi yang menurut sifatnya dapat diklasifikasikan sebagai gangguan
mekanik dan gangguan sematik.
a. Gangguan Mekanik adalah gangguan yang disebabkan saluran
komunikasi atau kegaduhan yang bersifat fisik. Misalnya bunyi kendaraan yang
lewat ketika pemimpin sedang berbicara dalam suatu pertemuan.
b. Gangguan Sematik adalah bersangkutan dengan pesan komunikasi yang
pengertiannya menjadi rusak. Gangguan sematik tersaring ke dalam pesan melalui
penggunaan bahasa. Lebih banyak kekacauan mengenai pengertian suatu istilah
atau konsep yang disampaikan komunikator yang diartikan lain oleh komunikan
sehingga menimbulkan salah pengertian.
2. Kepentingan
Interest atau kepentingan akan membuat
seseorang selektif dalam menanggapi atau menghayati suatu pesan. Orang hanya
akan memperhatikan prasangka yang ada hubungannya dengan kepentingannya, karena
kepentingan bukan hanya mempengaruhi perhatian, tetapi juga menentukan daya
tanggap, perasaan, pikiran dan tingkah laku kita akan merupakan sikap reaktif
terhadap segala perangsang yang tidak bersesuaian atau bertentangan dengan
suatu kepentingan.
3. Motivasi Terpendam
Motivasi akan mendorong seseorang untuk
berbuat sesuatu yang sesuai benar dengan keinginan, kebutuhan dan
kekurangannya. Semakin sesuai komunikasi dengan motivasi seseorang, maka
semakin besar kemungkinan komunikasi itu dapat diterima dengan baik oleh pihak
yang bersangkutan, begitu juga sebaliknya.
4. Prasangka
Prasangka atau prejudice merupakan salah satu
hambatan bagi suatu kegiatan komunikasi. Orang yang mempunyai prasangka
bersikap curiga dan menentang komunikator yang hendak melancarkan komunikasi
sehingga sulit bagi komunikator untuk mempengaruhi komunikan. Prasangka
mengakibatkan komunikan menjadi berfikir tidak rasional dan berpandangan negatif
terhadap komunikasi yang sedang terjadi.
(Effendy).
Kelancaran komunikasi mempengaruhi efisiensi
kerja. Cara yang efektif agar proses komunikasi atasan bawahan dapat berjalan
dengan lancar, maka dengan mempergunakan sistem dialogis. Komunikasi dialogis
yaitu komunikasi dua arah yang bersifat timbal balik “penyampai pesan adalah
juga penerima pesan”. Komunikasi dialogis berfungsi untuk menghindari
kecendrungan pemimpin untuk menafsirkan sendiri setiap pesan atau instruksi
yang ia berikan.
“… dalam dunia kerja kita mengenal komunikasi
atasan-bawahan, maksudnya komunikasi yang terjadi antara pihak atasan dan
bawahannya yang dapat berbentuk penyampaian informasi, pesan, ataupun
instruksi.” (Anoraga).
Komunikasi dialogis memiliki banyak manfaat
bagi bawahannya sendiri. Terbukanya kesempatan bawahan dalam mengemukakan
ide-ide, kritikan dan saran yang akan memberikan kepuasan tersendiri sehingga
karyawan tersebut termotivasi dalam bekerja. Kesempatan bawahan untuk
mengemukakan pendapat tentunya akan menjadi masukan dan memperkaya pemikiran
baru bagi pimpinan.
Menurut Pandji Anoraga, terdapat
hambatan-hambatan yang dialami atasan maupun bawahan dalam proses komunikasi
dialogis.
Hambatan-hambatan
pada pihak atasan:
a. Kurangnya kesediaan mendengarkan.
Sikap dan tingkah laku atasan dalam
mendengarkan memainkan peranan penting bagi komunikasi dialogis yang efektif.
b. Segan terlibat urusan pribadi.
Para atasan umumnya segan terlibata dengan
persolan bawahan yang bersifat pribadi. Di lain pihak, bawahan sering sulit
memisahkan antara persoalan pribadi dengan persolan pekerjaan sehingga mereka
sukar membicarakan hal tersebut.
c. Prasangka.
Komunikasi dilaogis membuat bawahan
berkesempatan menyalurkan apa yang ia pendam di hati, serta dapat melepaskan
ganjalan emosional dan ketidakpuasan. Atasan berprasangka dengan adanya
komunikasi dialogis akan memperkuat kebiasaan mengeluh dan mengkritik dari para
bawahan. Semestinya dengan keluhan dan kritikan tersebut atasan mudah menyadari
dan mengetahui kegagalan dan kekeliruan yang terjadi.
d. Sikap bertahan.
Kita semua cenderung mempertahankan diri
dengan komunikasi dialogis, kemungkinan kekeliruan atasan akan diketahui
bawahan menjadi lebih besar. Padahal itu tidak mengurangi kredibilitas atasan
dimata bawahannya. Bahkan bila atasan bersikap terbuka dan sportif, maka
penghargaan bawahannya akan semakin bertambah.
e. Kurang waktu
Mendengarkan itu memakan waktu. Banyak atasan
yang tenggelam dengan kesibukan kerjanya. Hal demikian membuat pemimpin sukar
sekali menyediakan waktu untuk diskusi. Kesulitan ini lebih terasa bagi atasan
yang berjalan sendiri, memecahkan sendiri persoalan-persoalan di unit kerjanya,
dan tidak kenal sistem diskusi dengan bawahan.
Hambatan-hambatan pada pihak bawahan:
a. Keterbatasan pengetahuan.
Hambatan pengetahuan sering mempersulit
komunikasi dari bawahan ke atasan. Bagi atasan, menyampaikan gagasan dan pesan
buat bawahannya tidak sukar karena ia tentu memahami wawasan dan cara berfikir
serta persoalan-persoalan pada level bawahan yang lebih banyak menghadapi
kesulitan untuk berkomunikasi dengan atasannya, yang tidak ia ketahui bagaimana
lingkungan lingkup kerja, cara berfikir dan persoalan-persoalnnya.
b. Prasangka emosional.
Kebanyakan bawahan punya sikap emosional dan
prasangka. Perasaan-perasan mereka sering bercampur aduk dengan pengamatannya
terhadap persoalan-persoalan. Sering kali dalam mengemukakan pendapatnya,
jauh-jauh hari mereka sudah siap bahwa pendapat tersebut pasti ditolak.
Akibatnaya mereka sering ragu-ragu berbicara. Kalau pendapatnya ditolak,
prasangka makin tebal. Tetapi jika pendapatnya diterima mereka pun terkejut.
c. Perbedaan wewenang
Komunikasi dari atasan ke bawahan lebih mudah
dibandingkan sebaliknya. Para atasan lebih bebas untuk memanggil dan berbicara
dengan bawahannya kapan saja ia mau. Bawahan umumnya tidak punya keberanian
psikologis sebesar itu. (Anoraga).
Untuk mengatasi hambatan-hambatan pada proses
komunikasi dialogis antara pemimpin dan karyawan, maka sorang pemimpin harus
dapat menerapkan gaya kepemimpinan yang tepat sesuai kondisi perusahaan.
